Los gestores de formación deben comunicar a FUNDAE (Fundación Estatal para la Formación en el Empleo) los datos de los cursos realizados. Esta tarea es muy tediosa si se realiza manualmente en grupos con muchos participantes.

FUNDAE ofrece la posibilidad de comunicar estos datos de manera masiva, fiable y segura mediante archivos XML (El XML es un lenguaje que permite el intercambio de información estructurada entre diferentes plataformas)

Utilizando archivos XML es posible enviar a FUNDAE información sobre las acciones formativas, los participantes, las fechas de inicio, la finalización de los grupos y los costes de las empresas -sin volver a mecanizar los datos-.

Dado que la creación de archivos XML es compleja, es preferible optar por programas de gestión que generen estos archivos automáticamente. Esto permite ahorrar tiempo y esfuerzo en la gestión de datos.

Utilizar archivos XML para comunicar datos a FUNDAE es una solución sencilla que ahorra tiempo y esfuerzo a los gestores de formación. 

"No quemes tu talento haciendo tareas propias de niños sin pelos en el bigote."

En este vídeo te contamos los aspectos esenciales de cómo funciona el sistema de XML para Fundae.

Preguntas Frecuentes

¿Puedo comunicar la información de varios grupos de forma simultánea?

Sí, es posible combinar información de varios grupos en un mismo archivo XML, pero hay que tener en cuenta que cuanto más datos se incluyan, más posibilidades hay de que se produzca un error.

Si comunico el inicio del Grupo de forma manual, ¿puedo finalizarlo mediante XML?

Sí, se pueden combinar ambos métodos, la comunicación mediante XML y la finalización manual.

Una vez procesado el XML por Fundae, ¿ha concluido mi gestión?

Depende.

Si has comunicado una acción formativa, no debes hacer nada más.

Sin embargo, si has comunicado el inicio o fin de grupo, una vez procesado el XML debes firmar digitalmente la comunicación.
(tal y como harías en una comunicación manual)

¿Me interesa usar archivos XML? 

La respuesta es un sí rotundo. 

Es una forma esencial de ahorrar tiempos en la gestión. 

Un detalle importante que a menudo se pasa por alto es que, al utilizar un programa de gestión para generar los archivos XML, te permite agilizar otras tareas, como la creación de documentación.

(esto contribuye a un ambiente de trabajo menos estresante)

¿Qué cinco aspectos me interesan tener en cuenta al elegir un programa? 

Es importante que te fijes en estos detalles:

1. que el programa esté especializado en bonificaciones,
2. que el proveedor tenga años de experiencia dando el servicio,
3. saber qué tareas de tu gestión quieres optimizar ahora y en un futuro próximo,
4. que dispongas de una garantía que te permita comprobar con calma que el programa resuelve tus necesidades.
5. que incluya un servicio de puesta en marcha para evitar los esfuerzos en la implementación.

Tengo conocimientos de programación, y antes de contratar una herramienta especializada quiero probar a crear por mi cuenta los XML, ¿qué me recomiendas?

1. Desde la aplicación de Fundae, consulta el apartado Descargas XML.
2. Escoger el ejercicio sobre el que quieres trabajar y pulsa en el botón IR
3. Verás que aparece una ventana con el esquema y un fichero de ejemplo para comunicar los tres tipos de XML: acciones formativas, inicio de grupo (diferenciado por modalidad) y finalización de grupo. (diferenciado por perfil de gestión: entidad organizadora, empresa bonificada y grupo de empresa.)
4. Descarga el esquema para conocer los valores aceptados para cada elemento que forma el XML.
5. Descarga el fichero de ejemplo y ábrelo con un editor de texto.
6. Cambia los datos de ejemplo por los que quieres comunicar.
7. Importa el XML al aplicativo de Fundae.

Si tienes conocimientos de programación, puedes llegar a crear un archivo en Excel que te permita importar los datos en el formato correcto y generar un XML con la información que te interesa.

Mi recomendación sincera es que busques una aplicación especializada que realice esta tarea para ti como Gesforma, y puedas dedicar tu tiempo a cosas que aporten más valor a tus clientes.