Este artículo tiene el objetivo de aclarar cuestiones esenciales sobre el uso de la firma digital en tu gestión documental, una herramienta que te permite conseguir en horas lo que te llevaría días.

Ya puedes gestionar tu documentación bonificada mediante firma digital desde Gesforma gracias al proveedor de firma digital Viafirma.

Aceptado por el sepe

El SEPE habilitó el uso de esta tecnología mediante la disposición 17005 publicada en BOE el 25 de diciembre, quedando habilitada su utilización en los procesos documentales de gestión bonificada ante un requerimiento de Fundae.

¿Cómo funciona?

El proceso de firmado digital emplea una combinación de contextos técnicos y legales que permiten realizar una autenticación robusta y confiable como prueba de conformidad en documentos digitales. 

Este es un motivo fundamental por el que el SEPE ha dado reconocimiento al uso de esta tecnología.

Para que las firmas digitales sean jurídicamente vinculantes, los proveedores de firmas digitales deben cumplir con estrictas normas y procesos de certificación como por ejemplo:

• autenticación de las partes firmantes,
• prueba de conformidad,
• sello electrónico en los documentos firmados para garantizar su integridad.

Lo que hemos hecho en Gesforma es integrar los servicios del proveedor de firmas digitales Viafirma.

De esta forma nuestros usuarios pueden gestionar la firma digital de su documentación desde un mismo entorno, ejecutando el proceso de forma más eficiente.

Conseguir ahora los contratos de los clientes, formadores, listados de asistencia, recibís o declaraciones responsables de participantes es un proceso que puede realizarse en horas y no en días.

¿Qué ventajas tiene?

La gestión documental de una bonificación realizada mediante soporte físico suele generar un montón de trabajo, un constante ir y venir de documentación que ralentizan el avance.

Con la firma digital integrada en Gesforma ejecuta todo el proceso 100 % por internet, consiguiendo en horas lo que llevaría varios días.

Al realizar toda la gestión desde un mismo entorno se agilizan todos los procesos por tres razones fundamentales:

1. la información está sincronizada por lo que no tendrás que copiar y pegar datos, los documentos se autorrellenan con la información existente,
2. es posible actualizar la base de datos de forma dinámica a partir de los datos recogidos en el documento firmado,
3. se archiva el documento firmado en el expediente correspondiente (empresa, grupo, o usuario).

¿Cómo puedo enviar una petición de firma?

No todos los escenarios de firma son iguales, por ejemplo, están los comerciales que realizan una visita física para conseguir el contrato, los clientes potenciales que quieren matricularse en un curso o, el de los gestores delante de su ordenador gestionando las tareas del grupo formativo.

Para solventar el mayor número de escenarios, se han habilitado tres opciones para enviar una petición de firma:

• tu cuenta en Gesforma,
• un formulario externo,
• una app.

Puedes enviar peticiones de firma individuales y/0 en lote a:

• empresas,
• usuarios,
• participantes de un grupo (empresas participantes, participantes y tutores)

¿Cómo firma mi cliente?

Todo depende del escenario a resolver, por ejemplo, se puede configurar una petición para que se firme mediante:

• el ratón,
• con la mano sobre un móvil o tablet,
• un código SMS,
• reconocimiento facial,
• combinando varios elementos como por ejemplo: Firma + Código SMS + Foto.

 Por ejemplo en marzo de 2021 entrará en vigor la firma biométrica en cursos CAP, por lo que el uso de esta tecnología pasará a ser obligatorio.

Ejemplo

A continuación te mostramos un par de ejemplos donde resolvemos mediante firma digital dos escenarios habituales:

• entrega del cuestionario y diploma al participante,
• firma del contrato de encomienda.

Entrega del cuestionario y diploma al participante

En este ejemplo se combina la firma digital más las opciones de envío de comunicaciones de Gesforma.

Firma contrato de encomienda